fullZONES

Privacybeleid

Versie 1.8 — 24 september 2026

Korte samenvatting. fullZONES gebruikt alleen gegevens die nodig zijn om vragen, wedstrijdinschrijvingen, intake, begeleiding, boekingen en betalingen af te handelen. Gezondheidsgegevens worden afzonderlijk beschermd. We verkopen geen persoonsgegevens.

Na een kennismakingssessie registreert fullZONES wie aanwezig of afwezig was. Een meegebrachte gast kan worden gekoppeld aan de persoon die de gast meebracht; een onaangemelde bezoeker wordt afzonderlijk geregistreerd. Alleen aanwezigen met een opgegeven e-mailadres ontvangen de persoonlijke intakelink en, indien nog geen afgeronde keuze bekend is, maximaal één neutrale herinnering zonder medische informatie.

Een onafgewerkt online intakeformulier wordt uitsluitend lokaal op het gebruikte toestel bewaard, maximaal zeven dagen. fullZONES ontvangt deze lokaal bewaarde antwoorden niet. De klant kan de lokale gegevens zelf onmiddellijk verwijderen; na definitieve verzending worden ze automatisch verwijderd.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Pro Sales BV, handelend onder de naam fullZONES
Ondernemingsnummer: BE 0436.046.276
Merksem
Zetel: Victor Govaerslaan 20 bus 302, 2170 Merksem, België
E-mail: info@fullzones.be

2. Verwerkingen, doelen en rechtsgronden

  • Contact en kennismaking: naam, contactgegevens en bericht om je vraag te beantwoorden en op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te zetten.
  • Foto- en videowedstrijd: naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en portfolio-link, deelnametype, ontvangstcode of mapnaam, aantal overgezette bestanden, naam van de begeleider die de overdracht controleerde, ingezonden foto- of videomateriaal, de aanvaarde voorwaardenversie, registratiedatum en -tijd en bronpagina om inschrijvingen te beheren, deelname te bevestigen, de wedstrijd te beoordelen, de winnaar te contacteren en het overeengekomen gebruiksrecht op ingezonden werk uit te voeren. De rechtsgrond is de uitvoering van de aanvaarde wedstrijdvoorwaarden en, waar vereist voor herkenbare personen, de toepasselijke toestemming of een andere geldige grondslag.
  • Ouder-/voogdtoestemming fotowedstrijd: naam en optioneel e-mailadres van de minderjarige, naam, e-mailadres en hoedanigheid van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, de aanvaarde wedstrijdvoorwaarden- en toestemmingsversie, registratiedatum en -tijd en bronpagina om de deelname van een minderjarige te valideren en de aanvaarding van de wedstrijdvoorwaarden en licentie namens de minderjarige te bewijzen. De rechtsgrond is de uitvoering van de wedstrijdvoorwaarden in combinatie met de toestemming en wettelijke vertegenwoordiging van de ouder of voogd.
  • Beeldtoestemming openingsdag: naam van de persoon op beeld, naam en e-mailadres van de toestemmingsgever, diens rol, de geregistreerde toestemmingen, de toestemmingsversie, registratiedatum en -tijd en bronpagina, samen met de gekoppelde foto- en videobeelden, om gerichte opnames en het gebruik daarvan voor communicatie en promotie van fullZONES te beheren. Gerichte opname en publicatie worden afzonderlijk bevestigd. De rechtsgrond voor dit gebruik is vrijwillige, specifieke en aantoonbare toestemming. Die toestemming is geen voorwaarde om aan de openingsdag deel te nemen en kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken via info@fullzones.be.
  • Intake en begeleiding: identificatie-, contact-, noodcontact-, trainings-, aanwezigheids- en evaluatiegegevens voor uitvoering van de overeenkomst en veilige organisatie.
  • Gezondheidsgegevens: uitsluitend wat noodzakelijk is over onder meer blessures, pijn, medicatie of medisch advies, op basis van jouw afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming of een andere vooraf vastgestelde uitzondering van artikel 9 AVG. Marketingtoestemming wordt hiervan gescheiden.
  • Boekingen: klant-, afspraak- en aanwezigheidsgegevens via Amelia voor voorbereiding en uitvoering van de dienstverlening.
  • Betalingen en facturatie: betaalstatus, transactie- en factuurgegevens via Mollie en de boekhouding voor uitvoering van de overeenkomst en wettelijke fiscale verplichtingen. fullZONES ontvangt geen volledige kaart- of bankgegevens.
  • Beveiliging: beperkte technische loggegevens om misbruik te voorkomen en systemen te beveiligen.
  • Privacyverzoeken: verzoek, verificatie en afhandeling om wettelijke AVG-verplichtingen na te komen.

Verplichte velden worden bij het formulier aangeduid. Gezondheidsinformatie wordt alleen gevraagd voor zover ze nodig is voor veilige begeleiding.

Aanvragen om lessen of je traject aan te passen

Ik gebruik je aanvraag en een eventueel bewijsstuk om je aanvraag te beoordelen. Een bewijsstuk is optioneel. Deel alleen informatie die voor je aanvraag nodig is; een diagnose hoef je niet te vermelden. De gewone aanvraaggegevens worden verwerkt voor de uitvoering of aanpassing van je overeenkomst. Voor eventuele gezondheidsgegevens geldt de afzonderlijke grondslag onder Gezondheidsgegevens hierboven; het enkele toevoegen van een document geldt niet als uitdrukkelijke toestemming.

Bewijsstukken worden afgeschermd in het klantdossier bewaard, niet als openbaar mediabestand. De bevoegde coach gebruikt ze voor de beoordeling. Leveranciers hebben uitsluitend toegang voor zover dat nodig is voor hun ondersteunende taak. Een bewijsstuk wordt niet als bijlage aan de bevestigingsmail toegevoegd. Je kunt inzage vragen via Jouw privacyrechten.

Een bewijsstuk wordt niet langer bewaard dan nodig om je aanvraag en eventuele betwisting af te handelen. Na afhandeling wordt beoordeeld of het document nog nodig is; onnodige informatie wordt verwijderd. Voor noodzakelijke gegevens in het klantdossier geldt als bovengrens de termijn in onderdeel 6, tenzij een geschil of wettelijke verplichting langere bewaring vereist. De uitkomst van je aanvraag en de gevolgen voor lessen en betalingen worden afzonderlijk vastgelegd.

3. Bronnen

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, van de wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarige deelnemer, van een door jou opgegeven noodcontact en via de systemen waarmee jij een boeking of betaling start.

4. Ontvangers en leveranciers

Alleen bevoegde personen en leveranciers die de gegevens voor hun taak nodig hebben krijgen toegang. Momenteel gebruiken we Xenius/HostedBy voor hosting en serverbeheer, Google Workspace voor zakelijke e-mail, WordPress, Elementor en Contact Form 7 voor de website en formulieren, Amelia voor boekingen, Mollie voor door de klant gestarte betalingen, Complianz voor cookievoorkeuren en Duplicator voor beveiligde back-ups. Met leveranciers die als verwerker optreden moeten passende verwerkersvoorwaarden gelden.

5. Internationale doorgiften

Bij diensten die gegevens buiten de EER kunnen verwerken, gebruiken we de toepasselijke adequaatheidsbeslissing of standaardcontractbepalingen en beoordelen we aanvullende waarborgen. Informatie kan je opvragen via info@fullzones.be.

6. Bewaartermijnen

  • contactvragen zonder klantrelatie: 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
  • wedstrijdregistraties: 12 maanden na de uitslag; een ingezonden werk dat fullZONES daadwerkelijk gebruikt en het minimale bewijs van het overeengekomen gebruiksrecht worden bewaard gedurende de gebruiksperiode van 10 jaar en daarna maximaal 1 jaar voor de afhandeling van eventuele claims; ouder-/voogdtoestemming voor een minderjarige wedstrijddeelnemer wordt samen met het bijbehorende licentiebewijs gedurende dezelfde periode bewaard;
  • beeldtoestemming openingsdag: gekoppelde beelden worden gebruikt tot intrekking of maximaal 5 jaar na de toestemming; bewijs van de gegeven of ingetrokken toestemming wordt daarna maximaal 5 jaar bewaard voor aantoonbaarheid en eventuele rechtsvorderingen. Na intrekking stopt fullZONES nieuw gebruik en verwijdert het beeld waar redelijk mogelijk uit de eigen actieve digitale kanalen;
  • niet-voortgezette intake: 6 maanden na de laatste opvolging;
  • klant-, traject-, aanwezigheids-, evaluatie- en noodzakelijke gezondheidsgegevens: tijdens de dienstverlening en uiterlijk 2 jaar na de laatste sessie, tenzij een geschil of wettelijke verplichting langere bewaring vereist;
  • boekings- en gewone communicatiegegevens: 2 jaar na de laatste boeking;
  • facturen, transactiebewijs en boekhoudkundige stukken: 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar na uitgifte of afsluiting;
  • beveiligingslogs: maximaal 6 maanden, tenzij nodig voor een incident;
  • privacyverzoeken en bewijs van afhandeling: 5 jaar na afsluiting;
  • websiteback-ups: roterende cyclus van maximaal 90 dagen;
  • marketingtoestemming, indien later gebruikt: tot intrekking of maximaal 24 maanden zonder aantoonbare interactie.

7. Beveiliging

We beperken toegang volgens taak en rol, gebruiken beveiligde verbindingen, sterke beheerdersauthenticatie, updates, logging en herstelbare back-ups. Gezondheidsinformatie wordt niet in marketingvelden gebruikt, niet onnodig via gewone e-mail verzonden en alleen ingezien door wie ze voor veilige begeleiding nodig heeft.

8. Cookies

Strikt noodzakelijke technologie werkt altijd. Niet-noodzakelijke technologie wordt pas geactiveerd na jouw keuze. Je kan die keuze wijzigen via het cookiebeleid.

9. Jouw rechten

Je kan inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming voor de toekomst intrekken. Gebruik Jouw privacyrechten of mail info@fullzones.be.

10. Klacht

Je kan klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Wijzigingen

De versiedatum bovenaan toont de geldende versie.